Time management: ontdek onze 5 tips om efficiënter te werken

Een werkdag kan soms erg chaotisch verlopen. Misschien dreigt u ook soms uw hoofd te verliezen door de overvloed aan mails en taken die u moet afkrijgen? Verstandig omgaan met uw tijd is cruciaal om efficiënt te werken. Goed time management heeft veel te maken met de correcte  toepassing van eenvoudige regels en het gebruik van de juiste tools. We geven u graag 5 tips om minder tijd te verliezen.

time management

1.     Laat u niet afleiden door binnenkomende mails

E-mail is een prachtige uitvinding, maar u mag niet de slaaf van uw inbox worden. De constante stroom van binnenkomende mails zorgt voor afleiding, waardoor u niet geconcentreerd aan uw taken kunt werken.

Om efficiënt te werken laat u uw mailbox het best niet de hele dag openstaan, maar checkt u hem slechts twee à drie keer per dag. Doe dit bij voorkeur op vaste tijdstippen, bijvoorbeeld ’s morgens, ’s middags en ’s avonds.

2.     Laat belangrijke mails opvallen

We ontvangen elke dag tientallen mails, maar die zijn niet allemaal even belangrijk. Vaak staan we enkel in cc of worden mails ons ‘ter informatie’ doorgestuurd. Om belangrijke mails snel te kunnen identificeren kunt u gebruikmaken van ‘voorwaardelijke opmaak’. Zet bijvoorbeeld mails die rechtstreeks aan u gericht zijn in het rood. Ook kunt u mails met automatische meldingen laten toekomen in een apart mapje.

3.     Bepaal uw prioriteiten voor de volgende dag

Een werkdag plant u het best vooraf. Het is dan ook een goed idee om aan het einde van uw dag de prioriteiten voor de volgende werkdag vast te leggen. Deel uw agenda op in tijdsblokken en houd u ook effectief aan dat schema. Enkel bij dringende ad-hoctaken kunt u van uw planning afwijken.

4.     Creëer routine

Natuurlijk is elke werkdag anders, maar toch is het een goed idee om enige regelmaat aan de dag te leggen. Zet daarom terugkerende afspraken – zoals mails lezen of uw dagplanning maken – in uw agenda. Door routine te creëren kan u rustiger werken.

5.     Automatiseer taken met ‘snelle stappen’

In Outlook kan u veel tijd besparen door terugkerende taken te automatiseren met de functie ‘snelle stappen’ (quick steps). Zo kan u met één klik bepaalde berichten doorsturen of verplaatsen.

Wilt u graag meer informatie over Comitor?