M/V DISPATCH ASSISTANT (interne functie – Malle)

Jobomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse inplanning van onze Field engineers waarin je zorgt voor een efficiënt dagschema, en waakt over de uitvoering en opvolging ervan. Je streeft naar optimaal rendement van de talenten van onze Field engineers, dit met tevredenheid van zowel onze klanten als medewerkers.

  • Je plant korte installaties, adhoc interventies, evenals het aansturen van de vaste recurring opdrachten volgens afgesproken frequentie. Beheren van de capaciteitsplanning op zowel korte als langere termijn behoort eveneens tot je takenpakket.
  • Je zorgt voor een correcte communicatie en opvolging zowel naar medewerkers als naar de klanten toe. Je beheert ook de informatiestroom tussen klanten, 3de partijen, field engineers en interne support (ServiceDesk).
  • Eveneens waak je erover dat medewerkers hun administratieve verplichtingen nakomen inzake uur registratie, documentatie, stock & orderverwerking.

Binnen dit planningsproces sta je tevens in voor het ontvangen van bestellingen, het klaarzetten van de klantenorders en de opvolging van backorders. Dit steeds in functie van de vooropgestelde planning. Als magazijnbeheerder zorg je voor de juiste dynamiek & afhandeling van de materiele kant in deze flow.

Je rapporteert regelmatig aan hoofdplanning, en geeft ook input voor mogelijke verbeteringstrajecten.

Kortom een centrale duizendpoot als aanspreekpunt tussen de commerciële en technische afdelingen binnen Comitor.

Jobinhoud

Je komt terecht in een dynamische omgeving waarin een divers dagdagelijks takenpakket op jou ligt te wachten:

  • Afspraken maken met de klant voor het Field Engineers (PE) team.
  • Ad-hoc interventies plannen.
  • Aansturen van de Field Engineers inzake de opgemaakte planning en verstrekt hen de nodige informatie over het incident & aard van de interventie.
  • De klant telefonisch op de hoogte houden over de stand van zaken.
  • Aansturen van 3de partijen.
  • Controleert de ingezette techniekers op hun administratie.
  • Onderhoudt als centraal informatiepunt contact met de betrokken partijen.
  • Bewaakt de beschikbaarheid van het field engineers team.
  • Signaleert en rapporteert verbeterpunten in procedures of werkwijzen.
  • Het streven naar een maximaal rendement
  • Je deelt relevante informatie, kennis en ervaringen met collega’s
  • Je plant en organiseert je eigen werk en dat van anderen
  • Je bewaart overzicht van de lopende taken en processen in het kader van de uitvoering van het project/domein
  • Het ontvangen & inklaren van bestellingen
  • Klaarzetten van de klantenorders
  • Het opvolgen en bijsturen van backorders
  • Magazijn & stockbeheer
  • Behandelen van klachten van klanten inzake leveringen
  • Onderhouden van contacten met distributeurs, opvolgen van transport door dropshipments en het oplossen in geval van problemen

Competenties

Persoonlijk

  • Vriendelijk en klantgericht streeft naar een goede klantentevredenheid
  • Proactief en resultaatgericht
  • Luisterbereid en stressbestendig, je kan werken onder druk
  • Affiniteit met IT technische zaken is een must, en je kan een beeld vormen bij termen als NAS, virtualisatie, server,…
  • Verantwoordelijkheidszin en flexibiliteit
  • Voortdurend willen verbeteren
  • Je overlegt en maakt afspraken om samen met anderen het gewenste doel te bereiken
  • Je kan je mannetje staan.
  • Je bent diplomatisch en assertief (niet agressief)
  • Je bent planmatig en gestructureerd

Zelfstandigheid en probleemoplossend vermogen

  • Verantwoordelijkheidszin
  • Je komt afspraken en engagementen na
  • Je respecteert de vertrouwelijkheid van gegevens
  • Een efficiënte werkplanning kunnen opmaken
  • Prioriteiten bepalen
  • Bij de analyse en oplossing van een probleem hou je rekening met de verschillende invalshoeken en risico’s.
  • Je geeft fouten en vergissingen toe en zet ze recht
  • Je maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en let op details zonder inefficiënt te worden
  • Deadlines respecteren & tijdig actie ondernemen als een deadline niet wordt gehaald.
  • Je kan ownership nemen bij problemen, neemt initiatief en zoekt naar oplossingen.
  • De klant van dienst zijn, werk maken van zijn vragen/klachten.

Communicatieve vaardigheden

  • Communicatieve 1000poot en gemakkelijk aanpassingsvermogen aan interne en externe klanten.
  • Je communiceert helder en gestructureerd zowel mondeling als schriftelijk
  • Gericht telefoneren, informeren en overleggen.
  • Je kent het belang van goede communicatie.
  • Je bespreekt meningsverschillen en problemen op een respectvolle manier

Samenwerkingsvaardigheid

  • Vlotte samenwerking, intern met teamleden, collega’s en extern met Klanten , 3de partijen en onderaannemers
  • Springt in en biedt hulp aan collega’s indien nodig
  • Je hebt een professionele Bachelor, of gelijkwaardig opleidingsniveau in een relevante richting (Logistiek, IT)
  • Ervaring in een soortgelijke functie (planning, dispatching) is een pluspunt
  • Je hebt een goede kennis van PC en office toepassingen
  • Je hebt een goede kennis van de geografie van de zone
  • Je bent flexibel, en streeft geen 9-5 mentaliteit na.
  • Je bent dynamisch en verandering schrikt je niet af.
  • Je beschikt over een rijbewijs B.

Ons aanbod:

  • Je komt terecht in een dynamische organisatie in volle ontwikkeling
  • Een uitdagende vaste job met tal van doorgroeimogelijkheden.
  • Een job in uw regio, vaarwel files!
  • Jaarlijks opleidingsbudget.
  • Aantrekkelijk & marktconform salaris.
  • Een gemotiveerd en gedreven team van toffe collega’s.
  • Een performante interne organisatie en duidelijke managementstructuur.
  • Laptop en smartphone.

Interesse?

Sluit uw profiel aan bij deze job? Aarzel niet en stuur uw cv en motivatiebrief naar jobs@comitor.be!